En la vida laboral, especialmente en muchos sectores, los viajes de empresa son algo muy común. Aunque no todos los trabajos te llevan de un lado a otro, en muchos otros es el pan de cada día.
¿Qué son realmente estos viajes de empresa?
Los viajes de empresa son desplazamientos que realizas fuera de tu lugar de trabajo habitual, en representación de tu jefe o de tu empresa, para cumplir con funciones laborales específicas, ya sea asistir a reuniones, conferencias o formaciones relacionadas con tu trabajo. La ley suele definirlos como “actividades laborales que requieren que el empleado se desplace a otro lugar para cumplir con sus responsabilidades laborales”.
Según la ley y las reglas de tu empresa, los viajes de trabajo están regulados. Estas reglas te dicen qué derechos y responsabilidades tienes, y tanto tú como tu jefe. Cubren cosas como cuánto tiempo antes te avisan, quién paga los gastos y cómo te mantienen seguro durante el viaje. Es importante que estas reglas estén para asegurarte un viaje de trabajo cómodo y seguro.
¿Qué debes saber sobre los viajes de negocios?
Con cuánto tiempo de antelación te tienen que avisar:
-Si el viaje que tienes que hacer dura menos de un mes, no hay un plazo exacto establecido por la ley para avisarte, pero tu empresa debe darte suficiente tiempo de antelación para que puedas organizar todo lo necesario para tu próximo viaje.
-Ahora bien, si el viaje va a durar más de tres meses, la ley dice que tu empresa debe avisarte con al menos cinco días de anticipación antes de que tengas que salir.
¿Cómo de lejos pueden mandarte?:
-Lo cierto es que, por desgracia, no hay una regla fija. Depende de lo que necesite la empresa y de lo que tú tengas que hacer allí. Puedes viajar a la ciudad vecina o, incluso, al otro extremo del país. Todo depende de las necesidades del negocio y de tu papel dentro de la empresa.
¿Puedes negarte?:
Por lo general, no. Es parte de tu trabajo. Pero, si tienes una buena razón, como problemas personales graves, o algo así, es posible que puedas hablar con tu jefe y encontrar una solución:
-Falta de causa: Si te piden hacer un viaje de negocios, pero no hay una razón válida para ello (si no hay una justificación clara o necesidad para que tú hagas ese viaje) podrías negarte a hacerlo.
-Incumplimiento del régimen legal de preferencia de los representantes legales de los trabajadores: Si la empresa no consulta primero con los representantes de los trabajadores antes de decidir enviarte de viaje, puede ser motivo para negarte, ya que no se estaría siguiendo el procedimiento legal correspondiente.
-No respetar el periodo de preaviso: Si te piden hacer un viaje de negocios sin darte el tiempo suficiente para que puedas organizarte y prepararte, podrías negarte a hacerlo, ya que la empresa estaría incumpliendo el periodo de preaviso que establece la ley.
Los viajes de empresa son normales en muchos trabajos. Mantén una mente abierta y prepárate aprovecha la oportunidad de aprender y crecer, incluso si significa pasar tiempo fuera de casa. Nunca se sabe lo que puedes descubrir en otros sitios.
¿Qué dice la ley sobre los viajes por negocios en los empleados?
La empresa tiene ciertos derechos y deberes específicos en relación con los viajes de empresa.
-Está obligada a cubrir los gastos razonables asociados con el viaje. Esto incluye el transporte, alojamiento, comidas y cualquier otro gasto relacionado con el desplazamiento. Lo veremos en profundidad más adelante.
-Es responsabilidad de la empresa garantizar tu seguridad y bienestar durante todo el viaje. En otras palabras, está en la obligación de proporcionar un lugar seguro durante la estancia en el lugar, además de un alojamiento adaptado a tus necesidades.
-También tiene el deber de asegurarse de que estás capacitado y equipado para cumplir con tus funciones laborales durante el viaje. Es decir, formarte en lo que necesites, o darte el equipo que vayas a necesita para efectuar el trabajo.
-Otra cosa importante es que debe encargarse de todas las certificaciones: autorización de viajes, presentación de informes de gastos, uso de tarjetas de crédito corporativas…
-Por supuesto, debe asegurarse de que todos los aspectos del viaje de empresa cumplan con la legislación laboral y cualquier otra normativa vigente en el momento. Aunque estés de viaje por trabajo, los horarios de trabajo tienen que verse cumplidos, tienen que seguir respetándose tus derechos laborales y tiene que proporcionarte condiciones de trabajo seguras y saludables durante el viaje.
-El jefe debe mantener una comunicación abierta y transparente contigo sobre los detalles del viaje: fechas, destinos, objetivos y cualquier otra información relevante. Es importante, porque es la forma más directa que va a tener de prepararte para el viaje.
¿Y exactamente qué tiene que pagar la empresa?
Tu empresa, además, tiene la responsabilidad de organizar y financiar adecuadamente tu viaje de empresa. Esto es lo que se llama “dietas”.
-Billetes de transporte: Tu empresa debe proporcionarte los billetes de transporte para llegar a tu destino y volver a casa. Puede ser en avión, tren, autobús o cualquier otro medio de transporte necesario para tu viaje.
-Reserva de alojamiento: También se tiene que encargar de reservar un lugar seguro y adecuado donde puedas quedarte durante tu viaje. Puede ser un hotel, un apartamento o cualquier otra forma de alojamiento que se ajuste a tus necesidades.
-Gastos de comida: La empresa se tiene que encargar de cubrir los gastos de comida de acuerdo con sus políticas internas. No tendrás que preocuparte por pagar tus comidas mientras estés fuera por trabajo.
-Otros gastos necesarios: Además, la empresa puede encargarse de cubrir otros gastos necesarios durante tu desplazamiento, como de transporte local, las tarifas de acceso a conferencias o eventos, y cualquier otro gasto relacionado con tu trabajo mientras estés fuera.
¿Qué hacer cuando no tienes cómo moverte?
Cuando no tengas cómo moverte durante un viaje de trabajo, es importante considerar diferentes opciones para no tener problemas.
Si estás en un lugar muy lejano donde llevar tu propio coche no es factible, una opción a considerar es utilizar taxis o servicios de transporte privados, como Uber o Lyft. Estos servicios pueden ser buenos para desplazamientos cortos o para lugares a los que no puedas acceder en transporte público. Sin embargo, es importante tener en cuenta que sus tarifas pueden llegar a encarecer el viaje, especialmente si necesitas moverte con frecuencia.
Otra alternativa a considerar es el alquiler de un coche. Como Menorca Rent, empresa de alquiler de coches en el aeropuerto de Menorca, existen muchas empresas especializadas ofrecen una amplia gama de vehículos que puedes alquilar por días o semanas, según tus necesidades. Alquilar un coche te da la libertad para poder moverte sin tener que depender de horarios de transporte público o de la disponibilidad de taxis. Además, a largo plazo puede resultar más económico, sobre todo en aquellos viajes de negocios en los que tienes que desplazarte continuamente.
Antes de tomar una decisión, aseguraos tu empresa y tú de evaluar las necesidades que vas a tener para moverte, así como los precios y los inconvenientes de cada opción. Considerad factores como la distancia que vas a tener que recorrer, la disponibilidad del transporte público del lugar y la frecuencia de tus desplazamientos.
Asegúrate de comunicarte abierta y claramente con tu jefe sobre cualquier preocupación o pregunta que tengas, y sigue las políticas y procedimientos establecidos para garantizar un viaje bueno y sin demasiadas complicaciones.
