La factura electrónica es la mejor forma de modernizar tu contabilidad, pero deja de ser una opción, por lo tanto, descubre cómo beneficiará a tu negocio y cómo prepararte para esta revolución fiscal. Los nuevos cambios legales obligan a las empresas a digitalizarse. Estamos en una etapa de cambios, ya que las empresas utilizan las nuevas tecnologías para mejorar su productividad y reducir la carga manual.
Si tú también optas por la transformación social, debes saber en qué consiste la factura electrónica y todos los beneficios que te puede ofrecer. La aplicación de la facturación electrónica conlleva cambios importantes que pueden tener un impacto muy significativo en tu empresa, por lo que necesitas estar al tanto de sus novedades. En este artículo te explicamos los mejores consejos para realizar una factura electrónica y cómo implementarla fácilmente en tu negocio. También vamos a profundizar en los formatos que debes utilizar para que la factura electrónica sea válida.
¿En qué consiste la factura electrónica?
La factura electrónica es importante, pero presenta diferencias con la factura en papel. A continuación, te detallamos cuáles son esas diferencias y qué es la factura electrónica. La factura electrónica es un documento que se emite y recibe en formato digital, pero ofrece la misma validez legal que la factura en papel. A diferencia de la factura convencional, la electrónica no hace falta imprimirla, por lo que reduce costes y genera un menor impacto ambiental.
Pasos para hacer una factura electrónica
Realizar una factura electrónica es más fácil de lo que parece. Estos son los pasos básicos:
–Elige un programa de facturación: es importante que optes por un buen programa de facturación y que encaje a la perfección con tus necesidades. Esto te permite realizar la factura sin ningún inconveniente y te ayuda a gestionar todo el proceso.
–Rellena los datos obligatorios: debes rellenar los datos obligatorios para que tu factura sea válida.
–Usa el formato adecuado: lo ideal es optar por el formato Facturae, ya que es el más utilizado en España y facilita el procesamiento automático de las facturas.
–Incluye la firma electrónica: lo ideal es que incluyas la firma electrónica para añadir seguridad.
–Envía la factura: una vez lista, tienes varias opciones para enviarla. Puedes descargarte la factura y usar el correo electrónico, o plataformas como FACe (obligatorio si trabajas con Administraciones Públicas).
¿Qué debes incluir al hacer tu factura electrónica?
Toda factura, debe cumplir con ciertos requisitos básicos para que sea válida. Por ello, los profesionales de la empresa Erploop, expertos en programas de facturación electrónica para pymes y autónomos, nos explican que cuando hagas tu factura electrónica, debes incluir los siguientes datos:
–Nombre o razón social y NIF: es obligatorio añadir estos datos del emisor (quien emite la factura) y del receptor (quien la recibe).
–Número de factura: debe seguir una secuencia correlativa que permita identificar cada factura sin confusiones.
–Fecha de emisión: el día en que se genera la factura.
–Descripción detallada: en la factura debes especificar los servicios que estás facturando.
–Base imponible, tipo de IVA aplicado y total a pagar: si indicas el precio de tus servicios, el programa calcula automáticamente la base imponible, el IVA y el total final.
–Fecha de la operación: si es distinta a la emisión, se incluye si el servicio o producto fue entregado en una fecha distinta a la de la factura.
Ventajas de hacer facturas electrónicas
Pasarte a la facturación electrónica tiene muchos beneficios, y aquí te explicamos los principales:
–Ahorras dinero: con la facturación electrónica no necesitas usar papeles ni tinta para imprimir, por lo que ahorras dinero. Las facturas electrónicas son más económicas que las de papel.
–Más organización: con la facturación electrónica mejorarás en cuanto a organización y almacenamiento. Si no usas las facturas en papel, no necesitarás muebles de almacenamiento ni archivadores. Todo esto se traduce en una mayor organización y en menos gastos.
–Encontrar las facturas rápidamente: además, este sistema te permite encontrar las facturas rápidamente, ya que permite llevar a cabo búsquedas basándose en distintos parámetros, por lo tanto, puedes encontrar una factura indicando la razón social del cliente o el concepto.
–Impulsa la tecnología: la facturación electrónica fomenta la tecnología en las empresas de diferentes tamaños.
–Mejora la relación con clientes: la relación con tus clientes será más fluida, ya que la factura electrónica hará más sencillo el intercambio de información y de documentos.
–Elimina los errores: algunos empresarios han cometido errores en las facturas en papel, ya que no han calculado bien el IVA o la base imponible. Estos fallos provocan sanciones económicas por parte de Hacienda. Pero la facturación electrónica elimina los cálculos incorrectos, ya que el programa calcula automáticamente el IVA y los impuestos . El programa contabiliza fácilmente todos los gastos e ingresos del negocio. Los errores en las facturas provocan inspecciones de Hacienda, ya que un cálculo incorrecto puede acarrear multas.
–Protección de los datos: la facturación electrónica protege los datos personales de los clientes, ya que todas las facturas deben encontrarse cifradas. Además, las empresas deben utilizar un correo electrónico y una contraseña para entrar al programa.
–Mayor control: todos los ingresos deben estar justificados mediante sus correspondientes facturas y deberán ser enviados en copia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este mayor control evita la morosidad y el fraude fiscal. Desde el diario Economía Digital explican que “la idea es tener un nuevo sistema de facturación electrónica que facilite el control tributario por parte de Hacienda”.
-Remoto: puedes realizar las facturas desde cualquier lugar, ya que puedes acceder al programa en el gimnasio o supermercado. Puedes entrar en el programa desde cualquier lugar, aunque no estés en la oficina.
–Mayor seguridad: tus datos estarán más protegidos, ya que el programa de facturación electrónica evita que pierdas las facturas.
–Impulsa la sostenibilidad: al reducir el uso de papel, contribuyes a que la empresa sea más sostenible.
Conservación de facturas electrónicas
Es importante que guardes las facturas electrónicas durante al menos 6 años, pero lo ideal es conservarlas durante 10 años para cubrir requisitos adicionales, como los relacionados con el Impuesto sobre Sociedades.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para tu negocio?
La factura electrónica tiene un calendario de implementación progresiva en función de la facturación de las empresas. Para empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros, la factura electrónica será obligatoria a partir de 2027. Pero, para autónomos y pymes con facturación inferior a 8 millones de euros, la obligación de utilizar la factura electrónica llegará a partir de 2028.
¿Cuáles son los formatos admitidos?
Los formatos admitidos son los siguientes:
–Formato Facturae y firma digital: emplea XML y es el estándar oficial en España. Además, emplea firma digital para asegurar la autenticidad de la factura electrónica. Si quieres conseguir esta firma, debes disponer de certificado digital o DNI electrónico.
–Sistemas VERI*FACTU y su conexión con la Agencia Tributaria: los SIF (Sistemas Informáticos de Verificación) VERI*FACTU deben remitir a la Agencia Tributaria a través de una conexión a internet todos los registros de facturación correspondientes a las facturas expedidas.
–Software de facturación adaptado: encontrarás distintas opciones disponibles y adaptadas a la normativa española.
Riesgos de no adaptarte
Es importante que utilices la facturación electrónica porque corres algunos riesgos, entre ellos están la posibilidad de que te sancionen por incumplir la normativa. Esto puede perjudicar tu reputación, ya que los clientes descubrirán que no cumples la normativa ni quieres apostar por la digitalización. Además, puedes perder eficiencia frente a competidores que ya han apostado por la digitalización y han implementado la facturación electrónica en sus negocios. También puedes perder clientes, ya que algunos pueden requerir facturas electrónicas.
Consejos para integrar la facturación electrónica a tu negocio con éxito
Si quieres implementar la facturación electrónica a tu negocio, debes valorar los siguientes tips.
Elige el software adecuado
Es importante que utilices el mejor software para conseguir los mejores resultados y acertar con la elección. Lo ideal es que encaje a la perfección con las necesidades de tu negocio y que se integre bien con tus otros sistemas de gestión. Además, es fundamental que el software resulte compatible con la normativa vigente.
Involucra a tu equipo
Es importante formar a tu equipo para que comprenda el uso del nuevo sistema y los beneficios que ofrece la facturación electrónica.
Implementa procesos automáticos
Debes implementar la automatización para la generación y envío de facturas. Esto te permite evitar errores y mejorar la eficiencia, ya que puedes instalar un sistema de respaldo para disponer de los documentos en todo momento.
Conoce las novedades de las instituciones
La normativa fiscal puede cambiar y, por eso, debes conocer las novedades que puedan introducir las instituciones. Es fundamental conocer los cambios para evitar posibles sanciones. La factura electrónica no es solo una obligación legal, ya que también mejora la eficiencia y productividad de tu negocio.
Con estas recomendaciones, ya estás listo para dar el salto a la facturación electrónica. Si tienes dudas, puedes contactar con los expertos en este sector para que te ofrezca un asesoramiento individualizado y que encaje con las características de tu organización.
