Uno de los mayores miedos de los empresarios, además del hecho de que su entidad no genere beneficios, es que haya una desorganización que sea evidente en el ámbito laboral de su empresa. Se trata de uno de los asuntos que hacen que haya una mayor cantidad de problemas a todos los niveles: producción, gestión, beneficios… Y eso es algo que no se puede permitir. Ponerle una solución rápida a este tipo de asuntos es algo que requiere de urgencia y que hay que tomarse muy en serio si queremos que la entidad sea rentable a corto y a largo plazo.
La verdad es que es muy fácil caer en malos hábitos que conduzcan a la empresa, de una manera directa, a la organización más desastrosa. En ocasiones, estar alerta ante todo tipo de problemas que tengan que ver con esto es vital para tratar de prevenir todos los males que tiene la desorganización. Desde luego, si uno echa un vistazo a las posibles causas de este asunto, se da cuenta de cuántas cosas pueden fallar casi sin que nos demos cuenta de ello y que os comentamos en los párrafos que siguen a continuación.
Una noticia que fue publicada en el portal web Emprender Al Día indicaba cuáles eran algunas de las causas más notables en lo que tenía que ver con el fracaso empresarial. Esas causas eran las que siguen:
- No realizar planes estratégicos a largo plazo genera problemas que pueden dar al traste con todos nuestros planes de futuro.
- Los presupuestos conservadores o ineficaces de marketing hacen que, a largo plazo, nuestra entidad sea insostenible.
- Una mala gestión financiera de los beneficios hace que decaigan nuestras posibilidades de progresión y desarrollo.
- La falta de gestión del talento y los recursos humanos harán que, sin duda alguna, se resienta nuestra capacidad de crecer como entidad.
- La falta de fondos para la investigación, el desarrollo y la innovación hará que también se corten nuestras alas, y más pronto que tarde.
El portal web de Linkedin también habla de cinco síntomas que hablan de una empresa desorganizada, que son los siguientes:
- Si hay un mal ambiente en el trabajo, estamos perdidos y pocos remedios tenemos para solucionarlo. Estos problemas proceden muchas veces de la definición de las competencias de cada cual.
- La falta de organización y ese mal ambiente generan, además, que se vayan produciendo pequeños grupos de personas enfrentados entre sí.
- Cuando existe una comunicación interna deficiente, tendremos problemas de organzación.
- Si no hay un sistema documental que esté bien definido y que nos permita clasificar los documentos en condiciones, seguro que tenemos problemas a la hora de encontrar la información que buscamos.
- Si hay poca disciplina en el seguimiento de indicadores, habrá desorganización.
El peor enemigo de los empresarios a la hora de gestionar todo lo que tiene que ver con su empresa se llama desorganización. Una entidad desorganizada no es ni productiva, ni eficaz, ni por supuesto rentable, así que hay que poner todos los medios para evitar que esa situación se convierta en una realidad. Desde Gitdoc nos comentan que, desde hace algunos años, ha venido creciendo el interés demostrado por empresarios de todo tipo en lo que respecta a la gestión documental, que es concebida como una manera de hacer más fácil la organización en el interior de la entidad.
Una manera de mejorar a todos los niveles
Una mejora en la organización de los documentos en una empresa es una forma de lo que nosotros entendemos que es una mejora y un avance en todos los sentidos. La verdad es que las empresas que han mejorado en este sentido han experimentado avances en la organización general y eso tiene una importancia muy grande a la hora de hacer que sea mucho más posible alcanzar una productividad más alta, con la consiguiente mejora que eso conlleva en materia de rentabilidad, objetivo último de toda empresa que se precie.
Está claro que hay muchas maneras de hacer mejor la organización de una empresa, pero a nadie le puede resultar extraño que se intente mejorar a través de la apuesta por la gestión documental. Esto ha sido lo habitual en muchas empresas de Europa tras la crisis económica y la verdad es que esto es precisamente lo que ha permitido que muchas de esas entidades hayan conseguido salir del atolladero en el que se habían sumido desde el año 2008. En el caso de que el coronavirus provoque una crisis económica que sea similar o que incluso pueda ser peor, sabemos cuál debe ser el primer paso para tratar de evitar cualquier tipo de riesgo para nuestro día a día y, por supuesto, para la rentabilidad y el beneficio del negocio.
