El nuevo reto de los wedding planner: Cómo posponer una boda por causa del coronavirus

El nuevo reto de los wedding planner: Cómo posponer una boda por causa del coronavirus

Por lo general, las parejas pueden pasar un año entero planeando el momento de su boda, aunque también siempre existen esas excepciones de novios que se plantean hacerlo en seis meses, o aquellos novios que pueden durar hasta dos años planificando el gran momento. Sea cual sea tu caso, cuando el coronavirus se coló sin ser invitado, frustró todos los “sí, acepto” alrededor del mundo que habían sido soñados para el 2020. Y por esto, muchos enamorados se vieron forzados a aplazar su boda hasta que la pandemia lo permita; sin duda, una situación que les está generando estrés, incertidumbre y tristeza.

Aquí, no solo hay que lidiar con la frustración de posponer el momento más importante de sus vidas, si no de tener que lidiar con los cambios y cancelaciones en  el lugar elegido, la disposición de fechas, el vestido,  la notificación a amigos y familiares, etc.

Así que si crees que tu trabajo como wedding planner también ha quedo frustrado y a la espera, más bien ahora es cuando serás más necesario; ya no para organizar el paso a paso hacia el altar, si no para ayudar a los novios a dejarlo en pausa hasta que las condiciones les permitan ser declarados “marido y mujer.”

Si tengo que aplazar una boda, ¿por dónde empiezo?

Lo primero que deben hacer todas las parejas es, sin duda, hablar con su wedding planner, el cual será su salvador en estos momentos. De hecho, en caso de no haber contratado uno, igual es un buen momento para acudir al consejo de estos expertos.

Como asesor de bodas, deberás ser una guía durante todos los ajustes necesarios para aplazar el compromiso.

Segundo paso: contactar a la iglesia o el lugar de la ceremonia

En lo que coinciden todos los expertos es que el segundo paso es hablar con la iglesia o el lugar en el que se iba a celebrar la boda. «Si tienen wedding planner ella se encargará de todo… lo primero es hacerse un cuadrante con posibles fechas para ir apuntando en las que pueden sus proveedores. Deberían hablar con ellos en este orden: iglesia, finca, catering, fotografía, vídeo, DJ, etc.»

Mientras, por su parte, el párroco de San Juan Bautista (Catedral de Albacete), vicario general de la Diócesis y vicario episcopal de la capital nos explica que «cada pareja está haciendo lo que considera conveniente y desde la parroquia les damos todas las facilidades para buscar otra fecha cuando lo estiman oportuno» que es lo que debería procurar cualquier recinto de cara a  la situación tan anormal por la que se está pasando. “

Otra decisión con la que coinciden otros párrocos de diferentes iglesias españolas es ampliar el número de bodas celebradas por día, para darle más opciones a los novios y agilizar el proceso.

Si por el contrario, se trata de una boda civil, los ayuntamientos, como el de Madrid, están dando la opción de posponer la fecha hasta que todo mejore de forma fácil y sin complicaciones.

Ahora, la situación en otros recintos, como en el caso de las populares fincas para eventos, es un poco diferente en cuanto a la modificación de las fechas, ya que son menos flexibles. Esto porque, por lo general, estos espacios solo celebran una boda o dos como mucho al día, y esto complica emplazar los enlaces a las fechas que los novios esperan, las cuales siempre coinciden en las consideradas temporadas altas. «Aplazar no es sinónimo de cancelar. Cuando hablamos de cancelar, es que los novios deciden no casarse, por lo menos este año. El aplazamiento se considera que el evento es en este mismo año. Las opciones que ofrecemos son nuestras fechas disponibles», nos explica Ignacio Araluce González, administrador de la Finca Prados Moros, ubicada en plena sierra de Guadarrama.

Por último, pero igual de importante, deben informarse con las autoridades civiles, el párroco o la finca si al cambiar la fecha, se respetan los pagos que ya realizaron; esto puede variar entre los diferentes estados.

Contacta también con los otros proveedores

Con los únicos que debes contactar no es solo con el lugar de la ceremonia, también debes contactar con los otros proveedores para hacerles saber que habrá una nueva fecha para tu evento.

Cuando lo hagas, ambos deberán analizar los contratos firmados y hacer lo posible para llegar a un acuerdo con la nueva fecha que les beneficie a las dos partes, siempre cuidando que todos los trámites que ya realizaron sigan con validez para esa nueva fecha. De hecho, también es importante cuidar la vigencia de toda la documentación que te exijan; por ejemplo, en algunas entidades federativas solicitan que las actas de nacimiento no tengan más de un año de expedición, mientras que  los certificados médicos y los análisis clínicos  no pueden tener más de diez o quince días de antigüedad. Si es así, tendrán que realizar nuevamente todos los trámites, según lo que estipule el Código Civil de tu estado.

Lo mejor será que consulten en el portal del Registro Civil del municipio donde quieran formalizar su matrimonio todas estas inquietudes, para que puedan obtener esa información de primera mano y con la seguridad de que los orientarán sobre los tiempos que manejan para resolver cada trámite.

En caso que algún proveedor no tenga disponible la nueva fecha que quieres, pídele que te recomiende a alguno de sus contactos. Aquí, los wedding planner suelen ser muy útiles, ya que debido a su trabajo suelen tener relaciones profesionales con otras personas del sector que podrán prestarte su ayuda.

En cuanto  al pago, puede ser que algunos de esos proveedores sean compresivos con la situación y te devuelvan el depósito, empatizando con la situación por la que estás pasando.

Ten en cuenta que cuanto antes contactes con tu estilista, fotógrafo o florista, más fácil será reprogramar una fecha que cuadre para todos.

Haz los arreglos para tu vestido de novia

Joana Diestre, especialista en la confección de vestidos de novia, te recuerda que ya que muchos de los vestidos de novia se fabrican en China, los problemas de comunicación y envío entre fronteras que se han dado debido a las medidas de confinamiento y seguridad, podrían causar retrasos en su recepción. Otro problema puede ser que el modelo que hayas elegido para la primavera no te encaje si luego vas a celebrar el enlace en invierno debido a los cambios de fechas que tengas que hacer, así que en este caso deberás consultar con tu proveedor para ver qué soluciones puede darte. Lo que tienes que procurar es que esté listo para la nueva fecha.

Informa a tus invitados

También es recomendable comunicar a tus invitados el aplazamiento de la ceremonia aunque todavía no tengas establecida una nueva fecha. No necesitas muchas formalidades, solo puedes comunicarlo a través de correo electrónico, WhatsApp, SMS o llamada telefónica a cada invitado. Además de publicarlo en tus redes sociales, de forma que todos tus contactos puedan informarse.

Recuerda decirles que les enviarás las nuevas invitaciones tan pronto como tengas una nueva fecha.

Cancela los billetes de viaje

En el caso de que algunos de los invitados tuvieran que desplazarse desde lejos, o tu mismo si tu boda iba a ser de destino, también tendrás que negociar la cancelación de billetes de avión, tren o autobús.

Aplazar la luna de miel

Otro aspecto que se suele planificar para una boda, y quizá el que causa mayor emoción a los novios, es la tan anhelada luna de miel. Un viaje que casi siempre suele ser a un destino que la pareja lleva mucho tiempo queriendo visitar y que se perfila, para la mayoría, como el gran viaje de su vida, y que ahora también deberás cancelar.

“Muchas parejas han tenido que cancelar, sobre todas aquellas que tenían previsto hacerlo en los meses de mayo y junio. Otros están aplazando las fechas de viaje, pero esperando a que se aclare la situación de la pandemia y decidir si continúan con su proyecto de viaje o, por la época, elegir otro destino. Lógicamente les hemos recomendado cambiar las fechas de viaje», nos explica Fernando Tomás, Director de Comunicación de Viajes El Corte Inglés.

Este también explica que aplazar, no significa ni de cerca cancelar dicho viaje: “Aplazar significa, exactamente, aplazar la realización del viaje a otras fechas. Y, en cuanto a las opciones, son exactamente las mismas que cuando decidieron confiar su luna de miel a nuestra agencia de viajes. Ponernos al servicio de las parejas para que nos digan si desean viajar al mismo destino y en qué fechas, pues suponemos que muchas de ellas habrán tenido que aplazar la celebración de su boda ante la imposibilidad de compartir ese momento tan importante con sus seres queridos», concluye.

Los novios solo deberán contactar con su agencia de viajes para que les ayude a encontrar la mejor solución, con toda la confianza de que estos profesionales, les ayudarán a lidiar con este tipo de imprevistos con su experiencia. Escuchen las opciones y permitan que los asesoren para tomar la decisión que más se ajuste a lo que desean.