El entorno ideal para una reunión profesional

Ni siquiera el más grande de todos los negocios de cuantos han existido a lo largo de la Historia ha tenido la capacidad de estar presente en todos los lugares. No en vano, a las empresas actuales –y más si tenemos en cuenta la existencia de la crisis económica que comenzó en 2008– no les sale rentable el poseer una sede social en muchas de las ciudades en las que les gustaría tenerla.

Sin embargo, buena parte de los Directivos o los Ejecutivos –especialmente los de las grandes compañías– sí que suelen visitar con asiduidad todas esas ciudades con motivo de reuniones o actos en los que su presencia o la de alguna personalidad perteneciente a su empresa son requeridas. Para el caso en el que no se cuente con despachos u oficinas propios en la zona, es necesario saber que existen alternativas muy satisfactorias para organizar una reunión en un lugar agradable.

El año pasado fui ascendido a Consejero de la empresa en la que trabajo. Se trata de una multinacional dedicada al sector de las nuevas tecnologías, de la cual soy el máximo responsable para España. Contamos con una sede que está situada en Madrid y tenemos el problema de que muchos de nuestros socios –la inmensa mayoría centroeuropeos o escandinavos– prefieren mantener las reuniones con nosotros en Barcelona ya que para ellos resulta una ciudad mucho más atractiva que la capital y les permite hacer, una vez finalizadas sus obligaciones, el tipo de turismo que desean.

En cuanto llegué al puesto me di cuenta de que tenía que mover ficha de cara a encontrar un lugar de las características adecuadas para mantener una reunión de carácter formal. Como, a pesar de que no teníamos sede en Barcelona, teníamos la condición de anfitriones, nos correspondía a nosotros esa tarea. Y, más concretamente, dicha función recaía en mí.

Me puse en contacto con uno de mis conocidos en Barcelona para que me suministrara información al respecto. Se trataba de Alberto, uno de mis antiguos compañeros de la Universidad, que era barcelonés de nacimiento y conocía la ciudad a la perfección. Él fue quien me recomendó que visitara la página web de BCNDOC Centro de Negocios Barcelona, una entidad que al parecer estaba dedicada al alquiler de oficinas, despachos y salas de reuniones en los lugares más céntricos e importantes de la Ciudad Condal.

Intrigado, visité la web y observé detenidamente el tipo de salas que ofertaban para mantener reuniones. Se trataba de lugares perfectamente preparados para albergar un encuentro de características similares a los que solíamos tener. Además, contaban con sillones cómodos y una mesa que otorgaba a la estancia un toque profesional muy interesante. Contacté con los profesionales de BCNDOC para conocer los detalles que guardaran relación con el precio de su alquiler. Como en absoluto me pareció una cantidad elevada, guardé muy bien el contacto para tenerlo en consideración cuando fuese necesario acudir a Barcelona a alguna reunión.

Sin duda, la mejor alternativa

El pasado mes de enero llegaba el turno del encuentro anual con uno de nuestros socios daneses, que tendría lugar en la Ciudad Condal por expresa petición suya. Era el momento de volver a contactar con BCNDOC para, en esta ocasión sí, alquilar una de sus salas de reuniones para poder organizar el evento. Desde la entidad me dieron todo tipo de facilidades y, en apenas unos minutos, quedó reservado el espacio exclusivamente para nosotros.

Al llegar el día de la reunión, me desplacé hasta la sala que habíamos alquilado con varios minutos de antelación para confirmar que todo estuviese listo y en las condiciones adecuadas. En el momento en el puse un pie allí supe que todo saldría bien. El lugar era tan adecuado como lo parecía en las fotos. Me quedé entonces tranquilo y a la espera de nuestro aliado, al que también le agradó enormemente el lugar.

Desde enero, he vuelto dos de veces más con idénticos resultados. Sé que, gracias a un entorno como aquel, mis interlocutores me toman más en serio. Eso me permite obtener unos acuerdos muy beneficiosos para mi empresa y que se me valore por lo que merezco.

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